仕事のやり方

Associe(2005/3/15)「いつも目標を達成する人の机」にPEPについて書いてあった。
PEP（能率向上プログラム:Personal Efficiency Program）はビジネスパーソンとして仕事の進め方を教えるプログラム。たとえば書類を効率よく分類する方法など。仕事の進め方を教えることで業務効率を上げることができる。日本ではインテリジェンスという会社がPEPのコンサルをやっているらしい。
いわれてみるとチームに配属されて仕事のやり方として教わったことが少ないことに気がついた。
この「仕事のやり方」って誰でもベターな方法に自然に気がついて自然によくなっていくものだと思うし、プロジェクトごとに最善の方法は異なるのだろうと思う。
けれど、すでにチームにいる人は最善とおもっている方法を知っているはず。それをなぜ展開しないのか。新人君は自分で気づくことが大事だよと先輩は言うけれど、疑問がのこる。

うちのチームに必要だと思うことをあげる。

• メールの振り分けルール/メールの書き方ルール

現状　　　：それぞれ思い思いの振り分けを行っている。
メリット　：おそらくそれが自分がもっともやりやすい方法である。
改善案　　：振り分けルール、フォルダのルールを統一（メーラーも統一）
メリット　：全員が振り分けルールを共有すると、メールをどの人に送るかだけではなく、どの人のどのフォルダに送るかを意識できる。結果検索しやすい構成になるはず。
また、振り分け方法やメーラーの操作方法に関する知識が共有される。
自然にメール書き方ルールも決まるはず。
デメリット：そもそも全員が従いそうもない。
ルールの柔軟性がかける。
実際に最善のルールを作成するために時間がかかる（きっと誰かが作ってチーム会で磨き上げることになるだろう）

• 資料の保存方法のルール

現状　　　：議事録系はすべて個人で保存
メリット　：全員が見る
デメリット：資料保存にかかる時間ｘ（人数分−１）≒無駄
改善案　　：一部だけ共有ファイルに保存する。
理想　　　：さらにそれをPDFにしてFSにも保存。

• 共有するべき書類の分類ルール

つまり、どういうフォルダに保存するのかということ。
だれもFSのフォルダ一覧を把握してないだろうことがそもそもの問題。だけど、改善は簡単ではない気がする。ほかのPJではライブラリアンがいて、その人が責任もって分類するようだけど、うちではそれが可能なのかわからない。

• 情報共有の仕方

具体的には、各個人に共有する良いノウハウはたまっているのだけれど、それを個人の中にしまっていて共有していない。共有しようとすると、そのレベル（読んだだけで理解できるレベル。少なくとも誤解の発生しないレベル）にしないといけないので負担になることが根本原因かな。だとすると改善するには、情報共有の大切さを訴えてみんなが努力するように・・・無理そう。

まずは、メールの振り分けルール（インフラチーム版）を作るところからはじめる。